寫一封精準有效率的郵件,是商務工作上必備的技巧,今天就教你如何寫出不浪費別人時間的Email!

第一、  在主旨把目的講完

研究數據顯示,百分之三十三的收件者,從主旨來判斷是否開信 ,百分之六十九的收件者,從主旨來判斷是否為垃圾信,所以這封信會不會被打開,成敗的關鍵就在於這行文字,簡潔明確很重要,一定要在主旨就把你的目的講完,才不會浪費開信人的時間,清楚寫上該用什麼方式回覆你,是要回電?回信?或是傳真,例如:某某公司業務王小姐請於下午三點前回傳訂單訊息,讓收件者一目了然,立刻處理你的問題。

第二、條列式你的問題

太多的問句會讓人失焦、抓不到你的重點,例如「您是搭乘明天下午三點的高鐵嗎?需要派人協助您嗎?要怎麼跟您聯繫呢?行李要先放飯店嗎?」劈哩啪啦的問句,會讓人感覺你很急躁,如果你有很多問題要詢問,建議用列點的方式提出,不僅讓他方便回覆,看起來也有條理許多!

第三、避免寫出含糊的字眼

在信件中,為了有效率的溝通,明確的字眼是很重要的,像是「盡量早一點」這種模糊的時間點,可以改成「下午三點前」;或是「給我一份更清楚的資料」這樣不具體的文字,可以改成「給我一份將數據圖像化的資料」,讓對方一眼就知道下一步該怎麼做,不要再拐彎抹角的測試對方的文字能力啦!

第四、避免雙重否定

使用雙重否定的句子,就是讓人徒增困擾阿,還容易造成判讀錯誤,例如「我們不接受未在期限內報名的報名表」,也太饒舌了吧,就算我用念的也聽不懂自己講了什麼,改成「由於報名期限已過,不再受理報名。」這種比較直接、正面的句子,是不是清楚許多呢~

以上小技巧記起來了嗎,下次Emeil發送前,注意一下喔!

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