當你事情做到一半的時候,email通知突然跳出來,這時候你會選擇回信,還是繼續手邊的工作呢?面對兩件看起來都很重要的事情時,我們常常不知道先處理哪件事才好,這時候我們就可以用「時間四象限」來判斷啦!

美國管理學家Stephen Covey建議我們可以把所有待辦事項依照「重要性」和「急迫性」來分成四大類。第一大類是「重要而且急迫」的事,像是處理品管出包,或是出貨開天窗;第二大類是「不急迫但很重要」的事,例如生涯規劃或是在職進修;第三大類則是「急迫但不重要」的事,像是突然收到客戶的email;最後一大類就是「不急迫也不重要」的事,像是偷閒滑手機或是放空。

其實不管事情急不急迫,我們都應該預留多一點時間給那些對自己來說「很重要」的事。但根據調查顯示,許多人反而會被「急迫但不重要的事」牽著鼻子走。為了處理這些比較急迫,可是不見得非常重要的事情時,往往不小心投入太多時間,搞得自己身心俱疲,就會想再撥出時間做那些不重要也不急迫的事來放鬆自己,結果反而浪費了更多時間。

想要避免自己被那些急迫但不是那麼重要的事情影響,我們可以替自己訂一些「規則」。就以上面的例子來說吧,如果不想事情處理到一半被email打斷,我們可以每天選三個時段固定收發email,其他時間就把通知關掉,免得又被email干擾而影響工作進度。

所以說,為了更清楚判斷事情處理的先後順序,我們可以先把所有待辦事項列出來,再細分成上面的四大類,這樣有助於釐清哪些事值得投入比較多的時間,避免「瞎忙」的情況發生哦!

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