各位聽眾,不論你是學生或是上班族,一定都需要與和團隊開會,但是,有沒有經歷過,開了好幾個小時的會議,卻沒有什麼結論呢?研究估計,全美國一天要開上千萬場會議,且因為開會所造成的生產力下降成本,一年約3兆以上美元之多。那為什麼公司還是需要開會呢? 其實問題不在開會本身,而是職場講究合作文化,也或者是企業架構需要大伙一同參與討論。

企業管理軟體Asana的執行長說,即便是科技大公司也容易落入因為開會,造成低生產力的陷阱。即使被短短三十分鐘的會議中斷,也很難讓人回去正常工作。因此,以下提供幾項減少開會又可以達成高生產力的方式,給所有企業人士參考。

第一個方法,開會之前,前製作業要準備充分

開會前應該要給所有與會人員開會的流程以及討論事項。開會要有效率的方法就是事前充分的準備,並且熟悉開會流程,這樣可以幫助你表達你對這個會議的貢獻。

你在會議中提議新的想法前,應該先跟同事在會議前討論你的想法,這樣即使遭到反對,至少你也能得到其他人的認同。職場老鳥都知道,踏進會議室前先與公司關鍵人物對話是很重要的。

第二個方法,會議一開始便讓大家知道你

會議開始前幾分鐘,就應該讓大家知道你的聲音。 很多人在會議當中沉默不語,心中一直想再等一下,再等一下…等我想出很有建設性的意見時,再出來講話。但是會議最有建設性的時候通常是開始的前幾分鐘,因此,最好這時候就把你的想法提出。

第三個方法,小心愛搶話語權的人

即便你已經在會前都事先做好準備,會議的進行還是可能會被那些講話最強勢,第一個拿到話語權的人搶走。如果你不把話語權搶回來,這樣對整個團隊反而沒有幫助。而當你有絕佳點子的時候,在會議中安靜並不是好的美德。

對那些比較害羞的人或是職場菜鳥而言,在會議中表達意見可能是最糟糕也最緊張的經驗。但是靠著肢體動作,可以表達自信,即便是職場菜鳥也可以加入討論的。

第四個方法,擁抱不舒服

要直接在你的同事面前講出讓人不舒服的事實不容易,但,這不得不為。

即便你的公司文化不把否定別人當作進步的動力,人們也應該要把對方可以改進的地方指名出來,可以幫助彼此增進工作表現,團隊得到的利益也會大於傷害。

美國麥肯錫顧問公司的顧問羅森斯坦先生說:『我參加過一個會議,會議中大家好像都想講什麼,但大家都沒有勇氣講出來。儘管沒有勇氣,我還是期待聽到他們說『我不知道原因,但我對這個點子不看好。』贏得辯論並不是重點,但是承認房間內有隻大象是每個團隊都需要的勇氣。

第五個方法,減少要參與的會議

很多組織都有大眾參與討論、共同合作的文化,結果造成大家負荷過重,沒有效率。接到與會通知的信件,雖然代表你對這個團體很重要,但有時候,你和這個計畫其實並不是這麼有關,也還是被邀請參與會議。

要改變這種狀況,第一步就是減少大家與會的數目。對經理人來說或許容易,但對員工來說談何容易。比較技巧性的作法,是告訴老闆的你的考量,表達目前你對這個計畫的角色還不明朗,因此可以先不要參加會議。但要強調你不出席會議,反而可以讓其他同事更有機會參與計畫。

希望以上五個方法,讓你在職場上、學業上都能找到最有效率的方法,以上文章由草根影響力新視野提供。

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