大家好,我們是YesBrain大腦先生,今天我們來聊聊"讓你每天多出一小時的效率工具指南"

如果你的一天比別人多了一小時,那接下來的一年會發生什麼事情?只要做個簡單的數學計算,你會發現你將比別人多出一個多月的時間,多出來的時間,幫助你去做更多想做的事情,根據統計,每個人一天平均會浪費掉兩個半小時的時間,也就是說,如果你沒有意識到時間流逝這件事情,你會有兩個半小時的時間是虛度的,這通常有兩個原因:

第一個是你這段時間的運用是沒有目地的

第二個是你的時間浪費在了重複的例行事務上,我們先著重在第二個例子上做討論

什麼是重複的例行事務?

舉例來說,如果你的職業是文書處理,當你把需要的資料一格一格的複製貼上到excel表格裡面,在這裡複製貼上的行為就是重複的例行事務,而如果你的職業需要與很多人協作,如電商小編,當你將大部分內容都一樣的資訊傳遞給不同的人的時候,也是一種重複的例行事務,而這類性質的工作通常佔去了你大半的工作時間,這就不只是一般人平均兩個半小時的浪費了。

如果我們可以讓這些重複的事情,交給工具或者機器來做,你省去的將不只是一丁半點的時間,你也會從這些繁瑣的任務當中解放,擁有更多創造力與生產力,所以市面上會有許多不管是,寫程式來讓工作自動化,或者是Excel進階技巧的課程,只要它是你在工作上會使用到的,就應該去學,這就像是一名投資商人的心態,投資需要時間的等待去回本,當回本之後接下來的獲利,就算不是巨大的也是持續的,你所擁有的資產在未來只會變多不會變少,而現在我們所投資的標的不是金錢,而是時間,這是今天我想要分享的第一個概念,花時間去學習更省時的工具、方法。

你節省下來的一小時,其實是碎片化的,非連續的,雖然時間節省下來了,我們不能保證這些時間能夠,被你高效率的使用,比如有一種情境是,你在半小時內,要處理三個不同性質的任務,分別是,把老闆交代的客戶名單key好、寫晚點要開會的run down,寄宣導事項給全體公司人員,在同時間需要多工的情況下,你的專注力會快速的消耗,所以如何在多個任務切換時,能夠保持高效的狀態,是我們接下來要提到的,這裡我們希望搭配幾個工具,來做講解。

首先你需要的工具類型是:能夠讓你紀錄的筆記,可以是便利貼跟筆,或者具備快捷鍵功能及支持markdown語法的筆記軟體,我推薦 leanote: (這裡要用拼的再唸一次,因為沒有文字),但礙於篇幅關係,只能簡單介紹一下markdown語法是在做什麼的,這裡我不推薦Evernote是因為,如果我想要讓這個筆記的排版美觀一點,得要一句一句點,但是如果用了markdown語法的軟體,我只要在標題前面加個井字號,字體就會加粗加寬,搭配裡面的各種語法,就可以在很短的時間內寫好一個完整又美觀的待辦清單!

而待辦清單就是我們在多工狀態下保持高效率的方法之一,把待辦清單式的筆記,當做是我們的第二個大腦,存放著本來你只能用大腦記住的任務,讓你在專注某個任務時,可以清空其他思緒,同時你也可以在一天工作即將結束之際,比如下班前的10分鐘,把隔天要執行的工作,大致想過一遍,然後把工作的部分拆得更細,寫進待辦清單式的筆記當中,讓你可以在隔天的工作開始時,馬上進入狀態當中。

在避免了因為多工及任務轉換導致的注意力流失之後,我想來談談工作節奏這件事,市面上有許多蕃茄鐘的軟體,一般的設定就是提醒你每25分鐘要休息5分鐘,像是長跑選手要利用配速等方式來調節體力,但根據我實際使用蕃茄鐘的狀況,這個方式其實不一定實用,因為每個人因為工作性質或者個人習慣等關係,工作節奏並不都符合半小時一循環,所以我在這裡提出一個概念,那就是在工作時,你得讓自己進入心流的狀態,出了心流狀態,就是你差不多該休息的時候了,在這裡科普一下什麼是心流,他也被稱作為神馳狀態,是一種將個人精神力完全投注在某種活動上的感覺,心流產生時同時會有高度的興奮及充實感,且能夠讓自己維持高度專注、並大幅提高生產力,而在工作上,當你處於這種狀態時,是最不耗專注力的,不知道你有沒有這種經驗,可能你埋首於工作當中,不知不覺就過去了兩個小時,你感嘆時間怎麼過那麼快,當你有這種體驗的時候,就代表你在剛剛的兩個小時當中,處在一個心流的狀態下

那麼要怎麼刻意進入這種狀態呢?我們可以藉由幾個方式來準備,這有點類似於儀式的概念,如果你的上班時可以戴耳機,建議可以在youtube上搜尋阿法波音樂,聽個五分鐘,想一下待會要怎麼開始,今天的工作,如果不能戴耳機,那麼可以在桌上準備一張紙,把昨天下班前整理出來的待辦事項清單,謄寫一遍,這樣做可以讓你進入一個專注的狀態,而專注就是打開心流這扇大門的前提。

統整上述的概念及我們推薦的工具,我們舉一個優化一整天工作流程的例子,你在週末花錢上了一門關於將Excel的內容轉換成報表自動寄信出去的課,打算在禮拜一上班的時候就來使用看看,並且抽空學習了一下Markdown語法,把隔天會執行的任務寫成了待辦式清單筆記,禮拜一上班的時候,你提早了15分鐘到公司,花了點時間上網搜尋Excel的快捷鍵,減少了每次都要使用滑鼠點來點去的時間,同時你打開了Youtube聽著阿法波的音樂,到了九點鐘開始上班,你點開leanote,把待辦清單上的項目騰寫了一遍,讓自己專注下來,進到心流的狀態,因為神馳狀態比較不消耗專注力的關係,你發現時間過得很快,而且難得的不會累。到了下午的時候,你發現自動寄信的功能完成的很順利,讓你多了兩個小時的時間,你利用這段時間下載了搭配大腦的記憶機制,去學習英文的App: Memrise,背了幾個單字跟句式,最後在下班的前10分鐘,你不是煎熬的看著時鐘倒數,而是把隔天要做的工作,記到leanote上,因為他也有手機app,在通勤的路上你還可以順便看看有什麼要補充的,覺得差不多了,你就可以把大腦放空了,因為項目都記到了筆記上,你不用再去回想還有什麼東西要注意的,只要專心休息就好。

今天這堂課,我最後想要補充一點,一個好的工具,或者課程,他可能是需要花錢的,但是不要怕花錢這件事情,因為你花在搜尋免費工具的時間,可能比你花的錢的價值還要高出不少,不要再有貪小便宜的心態,因為你的時間跟專注力才是你最珍貴的資源!

恭喜大家又成長了不少,大腦先生我們下次見!

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